PowerPoint2000教程四：保存演示文稿

PowerPoint2000提供了多种方式来保存演示文稿。在需要保存时，可选择“保存”或通过“另存为”来保存为副本。PowerPoint2000提供的Web支持功能，能轻易地将演示文稿存为Web格式，这样演示文稿便可在Internrt上传播。同时，演示文稿还可以存放为可以在不安装PowerPoint的机子上播放的自动放映格式。

给新演示文稿存盘

操作电脑一个很大的教训就是记得及时存盘，这样可以避免在出现断电或其它意外时，使辛勤劳动的成果得以幸存。

对新文稿存盘的方法：
1. 完成对新文稿的编辑后，在“菜单”里的“文件”找到“保存”或“另存为”命令。

2. 在工具栏里找到“保存”按钮。

3. 按“保存”命令的快捷键Ctrl+s键。
这样便弹出“保存”或“另存为”对话框，在此对话框里为文稿选择要保存到的驱动器，在“文件”栏里给此文稿起个名字，点击“保存”按钮

保存已有演示文稿

当打开一个旧的演示文稿进行编辑后，可以利用“保存”按原来的文件名保存，也可以通过“另存为”命令将旧文稿以另外的文件名保存。

保存已有演示文稿的方法：
1. 从菜单栏里找到“文件”菜单。

2. 在菜单里找到“另存为”命令并点击，弹出“另存为”对话框。在此对话框中，你可以选择文稿要保存到的驱动器和文件夹。

3. 在“文件”栏里给演示文稿起个名，点击“保存”按钮。

注意：在“另存为”对话框的右上方，有一排按钮，如

是搜索，如

是建立文件夹。当完成“另存为”后，在PowerPoint2000的标题栏上会显示新命名的文件名。

保存Web页

　
图1（另存为Web页的过程）

PowerPoint2000提供的强大的网络功能，可让作品在Internet上自由传播。只要把演示文稿保存为HTML文档，这样你就可以将演示文稿在广域网中传播。同时，用户可以定造自己的演示文稿，比如在演示文稿中使用边框增加动画，选择转移到其他幻灯片式文档的方式以及选择不同的按钮样式。

保存为Web页的步骤：
1. 完成对文稿的编辑操作后，在菜单栏里的“文件”菜单里找到“另存为Web页”命令，弹出“另存为”对话框。

2. 给演示文稿起个名。可以点击“更改标题”，为Web页起个标题名（标题显示在浏览器的标题栏）。
还可以点击“发布”按钮，在弹出的“发布Web页”对话框对文稿进行设置。

3. 如果设置完毕，点击“保存”。

将演示文稿保存到 FTP 站点

如果要执行此操作，贵公司必须有企业内部网或能访问某个支持保存文档的 Internet 站点。此外，必须有保存权限，且需要将 FTP 站点添加 Internet 站点列表中。

将演示文稿保存到 FTP 站点的方法如下：
1.单击“文件”菜单中下“另存为”命令。

2.单击“保存位置”框中的“FTP 位置”。

3.在 FTP 站点列表中双击所需站点，再双击要保存演示文稿的位置。

4.在“文件名”方框中键入演示文稿名称。

5.在完成设置后，单击“保存”，结束操作。

将幻灯片存为可被其他程序或在网页上使用的图片格式

可以使用图元文件格式或 GIF 格式保存幻灯片，然后作为图片插入其他程序中或网页上。

方法如下：
1.显示要保存为图片的幻灯片。

2.单击“文件”菜单中的“另存为”。

3.在“保存类型”框中单击“Windows 图元文件”或“GIF Graphics Interchange Format”。

注意：将演示文稿保存为 HTML 格式时，演示文稿中的图形对象将自动转换为 GIF 文件。

自动保存

在操作中，自动保存功能往往起到很重要的作用。如果出现死机或是突然断电，选择了自动保存时，PowerPoint2000会自动保存演示文稿，这样便可以做到自动恢复。如果选择自动保存，在编辑文档时，系统会自动地定时保存在恢复文档中。当保存或是关闭演示文稿后，自动恢复文档会被删除。这样您不必担心产生垃圾文件。

设置自动保存：

在菜单栏中找到“工具”--->“选项”并点击，在弹出的“选项”对话框中，选择“保存”选项卡如图2。

　
图2

在“保存”选项卡中，选项功能如下：
A.允许快速保存：若选择此功能，PowerPoint2000将只是保存正在编辑或修改的文稿中被更改了的部分，这样可以加快保存速度。

B.确认文件属性：当新建一个演示文稿，编辑后要将其保存时，只要在“文件”菜单里打开“属性”命令，在属性对话框中可以输入演示文稿的属性，比如“标题、主题、作者、关键词和备注”。

C.保存自动恢复信息：如果要避免工作中由于系统崩溃而死机或突然断电所造成的文件丢失，可以选择自动恢复信息功能，此功能会按一定时间给您正演示文稿保存一份临时副本来保护辛勤劳动和成果。在此项功能的右边有“时钟”方框。在这里可以输入PowerPoint2000自动保存演示文稿的时间间隔。PowerPoint2000默认的自动恢复信息的保存频率为10分钟，您也可以将自动恢复信息的保存频率设位低于10分钟，这样可以得到更频繁的保存频率。就是说，当将此项设置为4分钟时，系统就会在此后每4分钟，自动地将当前演示文稿保存一次。如果遭遇了意外（死机或断电），当重新启动PowerPoint2000时，PowerPoint2000会自动打开最近一此保存文稿——也就是4分钟前保存的内容。如果选择自动恢复功能，在打开演示文稿时PowerPoint2000停止回应，您不须重新启动计算机，当重新启动PowerPoint时，这些自动恢复文档会自动打开，自动恢复最近一次所保存的内容，便显示在文件中。当保存或关闭演示文稿时，自动恢复文档会自动删除，所以不要使用它作为保存演示文稿的替代方式。

快速保存与完整保存之间的不同在于以下：

选中“保存”选项卡的“允许快速保存”复选框。PowerPoint2000只会将所做的改变存到演示文稿中。只保存改变所需的时间比完整保存少。在完整保存时，PowerPoint2000会保存完整且更改过的演示文稿。但是，完整保存所需的磁盘空间比快速保存少。处理完演示文稿之后，最后一次应使用完整保存。

建议保存文件的位置

启动 PowerPoint2000后，如果第一次打开“打开”和“另存为”对话框，则默认情况下，“My Documents”文件夹将作为工作文件夹或活动文件夹出现。

Web 文件夹

“Web 文件夹”是用于保存需要复制或发布到 Web 上的文件的好地方。这些文件保存在 Web 服务器上，以方便他人访问。要快速访问存储在 Web 服务器上的文件，请单击位置栏上的“Web 文件夹”按钮。请查阅 Web 文件夹。

“My Documents”文件夹

“My Documents”文件夹是保存所使用的演示文稿和其他文件（如文档、工作表或数据库）的一个很方便的位置。（如果使用的是 Microsoft Windows NT Workstation 4.0 或 Windows 2000，可以将文档保存在“Personal”文件夹中。）如果要快速访问“My Documents”文件夹中的文件，请单击“位置栏”上的“My Documents”按钮。

“收藏夹”文件夹

“收藏夹”是保存指向文件的快捷方式、经常使用的文件夹（包括在远程网络中的文件夹）的好地方。原始文件或文件夹并没有移动，而只是创建可以访问它的快捷方式。将快捷方式保存在“收藏夹”中，可以快速访问任何文件，而无须记住文件的位置。要快速访问“收藏夹”文件夹中的文件，可单击“位置栏”上的“收藏夹”按钮。如何向“收藏夹”文件夹中添加文件或文件夹。

如何控制文件的大小

有时候同样的两份三四十页的PowerPoint的文件，都包括差不多数量的图片，但文件大小却相差很悬殊。为什么？这时要仔细检查图片的格式和大小。如果原图片尺寸很大，最好用图形处理工具先缩小一些，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。

演示文稿的属性

在这里，我们来熟悉一下Powepoint的属性命令。

属性

点选菜单“文件”--->“属性”命令，便会弹出一个“属性”对话框如图3，在这里，有“常规”、“摘要信息”、“统计信息”、“内容”、“自定义”五个选项卡。其中，在“摘要信息”标签中可以填写“主题”、“作者”、“备注”等等，这都要根据具体情况而定。在这个框中，有一项是“保存预览图片”，这个功能，如果选中确定后，这个幻灯片文稿将保存当前的PowerPoint文稿的第一张“幻灯片”的缩小图，当打开PowerPoint后，如果单击“打开”命令或按快捷键“Ctrl+O”启动“打开”对话框，然后，单击工具“视图”旁的下拉菜单找到“预览”后单击，就可以看到结果了，如果“保存预览图片”不选中，那么在“预览”视图中将无法观看缩小图。注意：如果选中这个功能，可能造成运行速度减慢，可是如果忘记文件名称或者想看看这个幻灯片的大致内容，使用这种方法还是相当快捷的！

　
图3

常规

在“常规”选项卡内有“文件的名称”、“类型”、“文件大小”、“目录位置”及“创建”、“修改”、“存取”时间等通用属性及其PowerPoint文稿的“只读”、“隐藏”、“档案”及“系统”的属性等等。但是在PowerPoint中是无法修改这四种属性的，那么如何来修改这四种属性呢？可以在WINDOW95、98的“资源管理器”中改变这四种属性，方法是：打开WINDOWS中的“资源管理器”找到这个文件的目录，并在要修改的PowerPoint文件上点击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选择“属性”，在弹出“属性”对话框中进行相应的修改。

统计信息

在“统计信息”选项卡里，可以看到“创建”、“修改”、“存取”、“打印”时间，还有“上次保存者”的姓名、“修订次数”、及“编辑时间总计”，在最后一个“统计信息”清单框中，还可以看到一个清单列表，里面包括“幻灯片数”、“字数”、“段落”、“隐藏幻灯片”数等等。
在“内容”选项卡里可以看到这个文稿使用了多少种字体和字体的名称，（注：“打包”时可能要用到这个功能，关于打包的功能使用方法请查看“第三节”的内容）在这里还可以了解到“幻灯片的标题”及出自何种模板的。

自定义

在“自定义”选项卡里，可以以PowerPoint的默认名称填写部门，也可以增加一个或多个部门，这里我添加了一个“YOUNGER数码动力工厂”这个自定义部门。你也可以加入更多的“部室”名称。如果“YOUNGER数码动力工厂”这个自定义部门我不需要了，也可以点击“删除”按钮将“YOUNGER数码动力工厂”删除，注意首先要选中“YOUNGER数码动力工厂”然后再单击“删除”；我们还可以对已经添加的“自定义”属性进行“更改”，当单击“属性”列表框的“YOUNGER数码动力工厂”时，并将“类型”更改为“数字”后，“更改”按钮就被激活了，单击它就可以将现有的“类型”名由“文本”型改为“数字”型了，所有的属性修改后，就可以单击“确定”按钮，退出属性对话框了。

如何计算字数、段落

PowerPoint能否像Word那样计算字数呢?可以，不过形式略有不同。执行“文件”|“属性”|“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。如图4)所示。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。

　
图4

关闭演示文稿

单击“文件”菜单中的“关闭”。

注意：如果第一次保存演示文稿，会提示命名演示文稿。