当激活Graph2000时，Graph以默认的数据表以及与之相关的图表。用户还需要在数据表里输入需要的数据，以建立自己的数据表。在输入和编辑数据时，涉及到滚动、重新定义数据表尺寸以及移动数据表等等相关的操作。
调整数据表的大小
1、在幻灯片上的图表上点击，激活Graph2000，此时屏幕上再次显示出Graph标准工具栏和菜单。
2、如果Graph设有显示数据表，可以在它的“常用”工具栏上点击“察看数据工作表”按纽 ，来打开它。
3、在数据表上的数据会反映到图表上,数据表有纵横两条滚动条，可以拖动滚动条或点击右侧及下方的“滚动块”来浏览数据窗口的其它区域。
4、数据表的大小是可调整的，只要将鼠标放置右下角，当鼠标指针变为倾斜的箭头形状时，按住鼠标左键拖动，便可以调整数据表窗口的大小。
课件1，演示调整数据表的大小的过程
熟悉Graph2000数据工作表
Graph2000采用了类似于Excel的界面风格，一不小心，还真以为是Excel呢。
以下简单介绍各部位的功能：
列标如图1
图1
在每一个列的最上部位，它标有该列的编号字母，显示为灰色，单击一个列的列表，可以选择整一个列。列的宽是可以调整的，将鼠标置于该列列标右侧，当鼠标变为“+” 时拖动即可。
行号如图2
图2
在每一个列的最左端标有数字的灰色区域，单击每一行的行号便可以选定整一个行。行的高度是可以调整的，将鼠标置于该列列标下面的分隔线拖动即可。
全部选定按纽如图3
图3
它位于数据表左上角，即行号和列标交汇处的灰色矩形按纽。通过单击此按纽，可以将数据表中的所有单元格及其数据选中。
数据表区域如图4
图4
整个数据表及其中所有元素包括单元格、网格线、行号、列标、滚动条和工作表标签。
图表区如图5
图5
包含了整个图表及其所有元素
图例如图6
图6
用来说明、解释数据表区域对象的颜色设置。
输入数据
激活Graph2000后，显示出来的是默认的数据表。您还必须往数据表里输入全新的数据或者是直接改动原来数据表里的数据。对数据表数据所做的任何改动，都会自动地在图表中放映出来。您往数据表里输入或改动的数据，会被用在图表上绘制各个数据点。
输入数据的方法：
1.激活Graph并使数据表显示出来，在行号为4的行单击鼠标并输入“南部”。
2.在同一个行上列表为A的单元格上单击，并输入数字“70.4”。
3.依次在此行内的B、C、D列上的单元格里单击鼠标并分别输入“40”、“76”、“57”。
4.在图表区上，随着输入数字的变化，处于数据表区域下方的图表区中的三维柱形图也随着发生变化。
5.在完成输入数据后，在窗口中的空白区域上单击，便可返回幻灯片视图。
课件2，演示了输入数据的过程
修改数据
当对默认的数据表做全新的数据输入或修改后，发现其中有不符合要求的操作从而导致所创建的数据表中包含有错误。这不要着急，只要找到数据表中的错误的地方并修正它便可以。
修改数据的方法：
1.双击幻灯片中的数据图表对象Graph。
2.在第一次输入数据时，“西部”的第四季度的数值有错误，请用鼠标点选该单元格。
3.此时该单元格高亮度显示表示选中，您在此输入60，此时该单元格的数据被更新，图表区也产生相应的变化。
课件3，演示了修改数据的过程
清除数据
在Graph里，提供可选择性清除数据的三种方法：全部、内容、格式，如图7。如果选择“全部”命令时，数据和格式都被清除；如果选择了“内容”和“格式”命令，那么它就只是清除内容或只是清除格式。
图7
清除选定的行或列
1.点选要清除的行号或列号，在菜单栏里选择“编辑”——>“清除”命令，在弹出的子菜单中选择需要的清除方式。
2.如果选择了“全部”，那所选定的行或列将会被完全地清除掉。
3.如果选择了“内容”，则所选定的行或列中的内容将会被清除掉。
4.如果选择了“格式”，则所选定的行或列中的所有格式都将会被清除掉。
5.如果不小心清除了数据，也不必着急，可在graph的菜单栏里找到“编辑”——>“撤消”命令，就可以将清除掉的数据恢复回来。
课件4，演示了清除选定的行或列的过程
从其它程序导入数据
graph有广泛的兼容性，在graph里，还可以导入在excel等电子表格软件制作的数据表甚至整个电子表格，这样不必重新输入数据啦。graph这以良好的兼容性，使它成为一个广受欢迎的制作演示文稿的软件。
导入excel电子表格的方法：
1.激活graph2000,在graph操作界面中，单击数据表中的“全部选定”按钮，将所有的单元格都选定。
2.在菜单栏中选择“编辑”——>“导入文件”命令。
3.在弹出的“导入文件”对话框中，找到要导入的excel文件，将它选中，并点击“确定”按钮。
4.在弹出“输入数据选项”对话框中，选择要输入的excel工作表或图表中的数据样式,还可以通过拉动滚动条来或点击上边的三角符来选择其它的类型。选定后点击确定，电子表格便导入演示文稿当中。
直接使用其它程序的数据表
当然除了以上所述的通过导入的方法将另一个程序中创建的电子表格应用于Graph上外，还可以用复制、粘贴的方法将其它应用程序中的数据表格应用到Gpraph上。
方法如下：
1.先要在打开了的Excel文件中，找到所需要的工作表,然后将要复制的图表选中，在菜单栏中选择“编辑”——“复制”（或直接单击“常用”工具栏上的“复制”按钮）。
2.启动Powerpoint2000，进入您要粘贴图表的幻灯片当中，然后在菜单栏中选择“编辑”——“粘贴”（或直接点击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）
3.于是，图表便从Excel中方便地应用到Powerpoint2000文稿当中。
向 Microsoft Excel 图表中添加数据
方法如下：
1.在 PowerPoint 中双击要添加数据的图表。 菜单和工具条会换成Microsoft Excel 的菜单和按钮。
2.请单击图表数据所在的工作表标签，例如 Sheet1。
3.在工作表的单元格中输入新的数据。关于处理 Microsoft Excel 工作表的详细内容，请单击“帮助”菜单中的“Microsoft Excel 帮助”。
4.选择要添加到图表的数据所在的单元格。如果希望新数据的行或列标志出现在图表中，请同时选中标志所在的单元格。
5.单击“复制”按钮。
6.单击图表的标签，例如 Chart1。
7.如果要让 Microsoft Excel 自动将数据粘贴到图表中，请单击“粘贴” 。
如果要指定数据在图表中绘制的方式，请单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，然后选择所需的选项。
如果需要某个选项的帮助，请单击问号按钮 然后单击该选项。
8.如果要确定返回 PowerPoint 时，图表能显示在 PowerPoint 演示文稿中，请单击图表所在的工作表标签，例如 Chart1。
9.要返回 PowerPoint，请单击图表以外的区域。
注意：如果要找出图表数据的工作表，请单击图表，然后单击“图表”菜单中的“源数据”。可以在“数据区域”选项卡中的“数据区域”方框内看到图表的工作表和区域引用。如果区域太复杂，不能显示于“数据区域”选项卡中，请单击“系列”选项卡，然后单击列表内的某个数据名称，就可以在“名称”和“取值”方框中看到个别数据系列的工作表和引用区域系列的工作表和引用区域。
格式化数据表中的数据
在Graph2000中，它所提供的“格式”工具栏可令我们方便地对数据表中的数据作格式化的修饰。无论是图表上的还是数据表上的数据文字，都可以设置它的格式，但是在数据表上所作的字体的改动，不会影响到图表中的字体；反之也然。可以对整一张数据表应用一种字体、字型和字体大小。
对数据格式化的方法：
1.选定要格式的数据（在Microsoft的产品中，一贯遵循“先选定后操作”的原则）。
2.进行一下任一操作：
a.在“格式”工具栏中点击“字体”框中的三角符，在弹出的下拉框中选择一种字体。
b.在“格式”工具栏中，点击“字号”下拉框，选择一种字号。
c.在“格式”工具栏中，您还可以点击“加粗”、“倾斜”以及“下画线”按钮来给数据添加相关的数据。
注意：对数据表作格式化时，是不能改变它的对齐方式的。在数据表中，数字总是右对齐的而文字却总是左对齐，并且也可以通过执行Graph模块中的“格式”菜单或快捷菜单中的“字体”命令，在弹出的“字体”对话框中来更改数据表的字体。
在Graph2000中，数据表上的数据设置很重要，它所设置的结果决定决定了图表中数值的显示方式，而不象设置数据表的字体那样，所设置的结果只显示在数据表中。
改变数字格式的方法：
1.在数据表中找一个没有输入数据的单元格，并在其上输入“0.018”。
2.点选这个数值，然后在此单元格上点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“数字”命令，点击便弹出“设置数字格式”对话框。
3.在此对话框中，左边那个框是“分类”，里面提供各种类别的数字格式；右边是“示例”和“小数位数”。选择需要的类别并设置好小数位置后，点击“确定”。
这时候数据表上的该数据便以您所选择的方式出现。
课件5，演示了改变数字格式的过程
格式化图表对象
在Graph2000中，可以改变Graph图表的显示方式。通过选择一种合适的显示方式，这样可以使图表更有说服力，更能表达数字信息。
选择图表类型
在Graph2000中的绝大多数的二维图表，不仅可以单独修改某一数据系列的图表类型，还可以同时修改整张图表的类型。但是如果是散点图和气泡图，那只能同时修改整张图表的类型。对于绝大多数的三维图表，对图表类型的修改将会影响到整一张图表当中。但如果是三维条型图和柱型图，是可以将单独的数据系列该为圆锥、圆柱或棱锥型的。
选择不同的图表类型的方法：
1.启动Graph2000并确定要编辑的图表显示出来。
2.如果要修改数据系列的图表类型，那得点选要修改的数据系列；如果要修改整张图表的类型，那就不需要单击图表中的任何地方。
3.在“图表”菜单里单击“图表类型”命令，弹出“图表类型”对话框，如图8
图8
4.在弹出的“图表类型”对话框中，有“标准类型”和“自定义”两个选项卡。在“标准类型”选项卡当中，左边是“图表类型”，里面有各种类型的图表供选择，当点击后，在右边的“图表类型”框里便显示出此大类种所包含的各种具体的类型的名称。在名称下面是一个叫“按下不放可查看示例”按钮，如果您按下此按钮，“子图表类型”框便转变为您当前所选择的图表类型的“示例”框，可以在此“示例”框中查看图表类型，如图9
图9
5.在“图表类型”对话框的左下边，有个“默认格式”复选框， 如果点选此复选框，Powerpoint2000便采用默认的图表类型或图表项所应用的格式，而先前所做的一切设置将会被清除。
6.在“图表类型”对话框的左下边，有个按钮叫“设置默认图表”。如果点选此按钮，那么所选择的图表类型便被设置为Powerpoint2000中的默认图表类型。这样，如果在下一次创建新图表时，将会使用这一次所选择的图表类型---除非您更换它。
7.当完成新的图表类型的选择后，可以点击“确定”按钮来完成这次操作。然后在演示文稿的空白处点击，便可以返回幻灯片视图当中。
更改图例的风格
如果Powerpoint2000提供的的图例样式还不足以满足需要，海可以依据需要来更改图例的风格。其中，图例所包含的元素都能够修改的。
改变图例风格的方法：
1.打开要改变风格的图表幻灯片，并双击图表对象以激活Graph。
2.将鼠标移至“图例”区域并右击鼠标，在弹出的菜单中选择“图例格式”命令，如图10是弹出“图例格式”。
图10/P> 3.在弹出的“图例格式”对话框里有“图案”、“字体”、“位置”选项卡。点击其中的“字体”选项卡，在此对话框中，您可以设置字体、字型、字号、下划线、颜色等等。
4.点击“位置”选项卡，在这里您可以改变“图例”在数据表中是“靠下”、“靠上”、“靠座”、“靠右”如图11
图11
5.点击“图案”选项卡，在这里您可以设置填充效果。
6.设置完成后，点击“确定”按钮来完成操作。
格式化坐标轴
一般的类型的图表都有坐标轴（饼图和圆环图除外），坐标轴指明了如何将数据转化为图表，因而坐标轴是建立图表的基础。
如果新建一个演示文稿，那么在默认的情况下，坐标轴会在此演示文稿中显示出来。除了分类轴保持Powerpoint2000自动为它们所做的设置外，可以根据实际需要来更改数值轴的格式。而改变数值轴的格式的方法与改变分类轴的方法是一样的。
在一般情况下，Graph2000只是在图表的坐标轴上显示主要刻度线，如果要表达较微小的数值变化，那么可以在坐标轴上显示次要刻度线。
在数值轴上添加次要刻度线的方法：
1.在图表上双击数值轴，于是数值轴的“坐标轴格式”对话框就会显示出来，在此对话框中，选择“图案”标签，如图12。
图12
2.在“图案”选项面板中，Graph为坐标轴上的刻度提供了三种类型，这三种类型是指主要刻度线和次要刻度线可出现在坐标轴的内侧、外侧或与坐标轴交叉。在“主要刻度线”框内选择“内部”使主要刻度线出现在坐标轴的内侧；在“次要刻度线”框内选择“外部”使次要刻度线出现在坐标轴的外侧。
3.完成操作后，点击“确定”按钮，返回编辑窗口，如图13，每隔5个单位出现在坐标轴外侧的是次要刻度线；每隔10隔单位出现在坐标轴内侧绘图区内的是主要刻度线。
图13
在默认情况下，数值轴上的刻度是采用十进制的，若数据变化太大，也可以使用对数刻度，那必须在数值轴的“坐标轴格式”对话框中的“刻度”标签内选中“对数刻度”复选框，如图14。
图14
改变刻度的排列顺序的方法：
在一般情况下，数值轴上的刻度值由下至上，按小到大的顺序排列。但您可以改变其顺序。
1.双击数值轴，弹出的“坐标轴格式”对话框。
2.在“坐标轴格式”对话框中点击“刻度”标签，在“刻度”选项面板上，选中“数值次序反转”复选框。
3.完成后点击“确定”，此时就可以看到刻度值以相反的次序排列，整个图表就像一个与分类轴对称的分类轴的投影。
图表区域的填充格式的设置
在graph2000中，可以定制图表区域的背景颜色，其中可以任我们自己填充的区域对象包括图表区域、绘图区和背景墙。在graph2000中，默认的背景颜色是白色，但graph2000提供了丰富的填充颜色供选择，这包括了过渡色、纹理等等。
其中，图表的绘图区与图表的绘图区域是不同的，图表的绘图区是放置图表主体的背景，而图表区域是放置图表及其它元素，包括标题、图例和数据表的大背景，而背景墙是对三维图表而言的，图表区域>绘图区>背景墙。
如果不了解以上的分类，全新的Graph2000智能化的提示会随时成为贴身顾问，如果在图表上移动鼠标，会发现Graph2000会根据区域的不同，来提示哪里是背景墙，哪里是图表区域以及哪里是绘图区。在Graph2000中，还可以对图表区域的填充图案进行设置，通过调整填充格式的颜色、过渡、纹理、图案和图片，使生成的图表的外观更加漂亮。
设置背景墙、绘图区或图表区域的填充图案的方法：
1.将鼠标移至要填充的区域，然后双击鼠标，于是格式设置对话框显示出来。
2.在格式设置对话框中点选“图案”选项卡，在这里，可以对选择的区域设置边框和填充颜色。
3.如果要给选定区域添加填充图案，只须单击“填充效果”按钮，如图15。
图15
4.还可以选择渐变色的填充模式以及选择填充材质，在“填充效果”对话框的“过渡”选项卡设置渐变色的填充模式，通过“纹理”选项卡指定移种填充的材质。
5.在填充对象选项卡中，可以通过“图案”选项卡中提供的图案来对对象进行填充，也能够通过选择“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮来导入外部图片。
6.在完成各种选择后，点击“确定”按钮来结束操作，操作的结果如图16。
图16
指定数据系列的填充图案
在Graph2000中，不仅能够填充图表中的区域，还可以对数据系列中的数据点标记进行填充。通过对数据系列进行适当的填充，可以达到反映图表代表的含义或者让图表显的更有新意的效果。
对数据系列进行填充的方法：
1.在柱形图中选中一个数据系列。
2.在菜单栏中的“格式”菜单中选择“数据系列”命令，激活“数据系列格式”对话框。
3.点击数据系列对话框中的“图案”选项卡，并点击“填充效果”按钮，弹出“填充效果“对话框。
4.在弹出“填充效果”对话框中，您可以为数据系列设置过渡色、纹理填充以及通过“图案”或“图片”选项卡来选择填充图案或导入外部图片，如图17。
图17
在“图案”选项卡中，可以在“图案”框中选择一种图案。“图案”框下是选择了的图案的名称；在“名称”下是“前景色”和“背景色”的选择，右下角是该图案的预览。
在“图片”选项卡中，如果选择了一张外部图片后，PowerPoint2000的默认选项是“伸展”，这样它将放大原来的图象，以适合图表数据。也可以选择“层叠”，Graph2000会自动地根据需要用此图象的原始尺寸的多份复制进行填充，而在通常情况下，最后一个复制一般需要裁剪。
如果选择了“层叠并缩放”及“单位/图片”选项，那么Graph2000同样将图象重复、堆积并且还可以定义堆中各个单元的大小。
如果要替换折线图、雷达图表XY散点图中的标记，图象应该按原始尺寸大小和形状显示，并且不能被改变。
设置图表中的文字格式
所谓图表的文字，就是指在图表中的坐标轴文字、标题以及图例等等，这些文字的格式是可以改变的。设置图表的的文字格式的方法：
1.在图表中双击文字，弹出“坐标轴格式”对话框。
2.在此对话框中选择“字体”选项卡，在此卡中可以对问题进行社，比如文字的字体、样式、字号和颜色等。如果点选左下角的“自动缩放”复选框，那么图表中的文字便会随着图表的缩小和放大自动缩放。
设置三维图表的格式
由于各种三维图表的显示方式不一样，所以有些三维图表显示数据的方式或许会导致某些数据系列难以看到，为了避免出现这一后果，可以通过使用有关命令来旋转和调整三维图表。
更改三维图表的方法：
1.选择“图表”里的“设置三维视图格式”，弹出“设置三维视图格式”对话框如图。
2.在弹出的“设置三维格式”对话框中，可以使用鼠标点击适当的方向按钮来旋转或调整观察点，也可以在一个编辑框中键入准确的数字来达到调整的效果。此对话框中的各个选项的功能如下：
上下仰角：改变用户观看图表的仰角角度。对除了饼形图外的所有图表使用-90度到+90度的调整；对饼形图使用10度到80度的调整。
左右转角：直（Z）轴旋转图表角度从0度倒60度。
高度为基底的%如图18：控制垂直(Z)轴和高度作为图象宽度(X)轴的投影，输入5到500之间的数字。
图18
直角坐标轴：轴的角度固定为90度，投影将被关闭。
在将三维图形转到满意的位置时点击“确定”按钮关闭对话框；如果点击“应用”按钮，则此对话框还保留，但所设置的效果应用于图表上。
如果不需要精确地对图表进行调整，那可以通过鼠标的拖曳来旋转三维图表，以使此三维图表方便地达到一个比较好的视角。
通过鼠标来旋转三维图表的方法：
1.用鼠标点击三维图表的背景墙，于是便激活三维图表周围的八个黑色的方块形的控制点。如果将鼠标移至这些点上，会显示提示“角点”。
2.如果要旋转图表，只需用鼠标拖动这些角点，于是，图表的网状框架轮廓描绘出的图表现在的视角，如图。
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