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计划表和表间关系
虽然您总是在需要时才更改您的数据库，但是在开始之前做一些计划会为以后节省很多时间。在计划数据库时，您应该考虑一下将要如何使用数据？将收集什么类型的数据？输入什么类型的数据？数据值如何与其他数据值产生关系？是否可以将数据组织到独立的较小的组中？您可以创建什么安全措施来保证错误不会侵蚀您的数据？考虑这些问题时，您应该将这些答案作为创建数据库的指导。
计划表
表是构成数据库的基本元素之一。计划数据库要从决定数据库将要包含多少表，以及将要包含什么类型的表开始。您需要考虑将数据库信息组织到几个表中——每个表包含一些与特定主题相关的字段——而不是在一个大表中包含多种主题的字段。例如，您可以创建一个只包含客户信息的“客户”表和一个只包含客户订单信息的“订单”表。使每个表集中处理单个任务，您可以大大简化这些表的结构，并使它们在今后更易于修改。
选择数据类型
在创建表时，您必须确定要包括的字段，以及这些字段相应的格式。Access允许您为字段分配一种“数据类型”，它是定义字段可以接受的数据类型的格式。Access提供了多种数据类型，范围从文本和数字格式到图像、声音和视频剪辑等基于对象的格式。选择正确的数据类型将有助于管理数据，并减少输入错误数据的可能性。
指定主键
您还应该指出作为表的主键的字段。“主键”是其值唯一标识表中每个记录的字段。个人表中的社会保险号可能会作为主键，因为每位职员都有一个唯一的社会保险号。与订货时间数据有关的表也许会包含两个主键——一个数据字段和一个时间字段（小时和分钟）——它们一起按时间唯一地标识一个准确的时间。虽然主键不是必需的，但是使用它们可以消除在表中重复现有记录的可能性。
建立表间关系
当您将数据置于独立的表中时，您需要掌握一些将数据合并到窗体和报表中的方法。通过建立表间的关系来指出一个表中的数据与另一个表中的数据间的关系来做到这一点。
指定公用字段
几个不同表的数据可以通过使用公用字段来建立关系。“公用字段”是存在于两个或多个表中的字段，它可以使您将一个表中的记录与另一个表中的记录匹配。例如，“客户”表和“订单”表可能都包含有“客户ID”字段，它作为一个主键来标识特定的客户。将“客户ID”作为公用字段允许您生成一个包含有客户及其订单情况的报表。当您将主键作为公用字段使用时，在二级表中它被称为“外部键”。
构建表间关系
一旦在两个表间使用公用字段建立了关系，下一步就是要表达该关系的性质。有三种关系：一对一、一对多和多对多。
u 一对一，对于一个表中的每个记录，在第二个表中都有一个唯一的记录与之匹配，反之亦然
u 一对多，对于一个表中的每个记录，在第二个表中都有一个或多个记录与之匹配，但第二个表中的每个记录在第一个表中只有一个记录与之匹配
u 多对多，一个表中的每个记录与第二个表中的多个记录匹配，反之亦然
假设一个表包含了客户名，第二个表包含了客户地址，如果每位客户限制只能使用一个地址，那么这两个表就存在一对一的关系。类似地，如果允许一位客户有多个订单，则在“客户”表和“订单”表之间就存在着一对多的关系。在像这种一对多的关系中，“一”表被称作“主表”，“多”表被称作“相关表”。
最后，如果允许有几位客户记录在一个订单记录中（如集团购买等），那么在“客户”和“订单”表之间就存在着多对多的关系。
保证参照完整性
表间关系必须服从“参照完整性”标准，它是控制删除或修改相关表间数据方式的一组规则。参照完整性可以防止错误地更改相关表中需要的主表中的数据。在下列情况下，您可以应用参照完整性：
u 公用字段是主表的主键。
u 相关字段具有相同的格式。
u 两个表都属于相同的数据库。
参照完整性使您在操作时受以下限制：
u 在将记录添加到相关表之前，主表中必须已经存在匹配记录。
u 如果匹配记录存在于相关表中，则不能更改主表中的主键值。
u 如果匹配记录存在于相关表中，则不能删除主表中的记录。
Access可以在相关表中叠加任何更改来强迫执行这些规则。例如，Access可以自动将更改复制到相关表中的公用字段中。类似地，如果删除主表中的记录，则Access会自动删除所有其他表中的相关记录。
在使用这些表、字段和表间关系时，您将创建数据库结构，该结构更易于管理，并尽量减少数据输入错误。 | 
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